Bewaring boeken, facturen en andere boekhoudstukken – Langbeen. & C° BV

Bewaringsplicht

Iedere btw-plichtige is ertoe gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt (art. 60, § 1, eerste lid WBTW).

Eenieder is gehouden zijn ontvangen facturen te bewaren (art. 60, § 1, tweede lid WBTW).
Hier vallen dus ook de particulieren onder.

Plaats

De btw-plichtige mag de plaats van bewaring van de facturen en kopieën van facturen vrij bepalen op voorwaarde dat hij deze op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking stelt van de Administratie (art. 60, § 2, eerste lid WBTW).

In afwijking hiervan dienen alle kopieën van facturen die door in België gevestigde btw-plichtigen werden uitgereikt hetzij door henzelf, hetzij in hun naam en voor hun rekening door hun medecontractant of door een derde, en alle door hen ontvangen facturen op het Belgische grondgebied te worden bewaard, voor zover deze bewaring niet gebeurt in een elektronisch formaat dat een volledige online toegang tot de betrokken gegevens in België waarborgt. Hierdoor is bepaald dat de bewaring van facturen in papieren formaat in België dient te gebeuren (art. 60, § 2, tweede lid WBTW).

De boekhouding van een onderneming moet zich, in de regel, ten zetel van die onderneming bevinden. De Administraties van de Directe Belastingen en van de btw hebben steeds aanvaard dat de boekhouding zich voor een beperkte tijd bij een derde kan bevinden, bijvoorbeeld bij een zelfstandig boekhouder, om hem toe te laten de belastingformaliteiten te vervullen.

Het permanent bijhouden van de gehele boekhouding, of van een gedeelte daarvan, buiten de onderneming wordt niet aanvaard (PV 27 dd. 11.07.1995; PV 3-4227 dd. 02.02.2006).

Termijn

De facturen en kopieën van facturen dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking (art. 60, § 3 WBTW).

De boeken en andere stukken, waarvan de btw-wetgeving het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat de andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in het geval een belastingplichtige wederverkoper voor de levering kiest voor de normale btw-regeling in plaats van de margeregeling (zie art. 58, § 4, 7°, vierde lid WBTW) (art. 60, § 4, eerste lid WBTW).

Btw-plichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen, gevestigd in België, zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van:

de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen;

de handelsboeken;

de boekingsstukken;

de contracten;

de stukken m.b.t. de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen;

de rekeninguittreksels;

de betalingsstukken;

de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid (art. 60, § 4, tweede lid WBTW).

Ten aanzien van de gegevens m.b.t. de analyses, de programma’s en de uitbating van geïnformatiseerde systemen begint de bewaringstermijn van zeven jaar te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt (art. 60, § 4, derde lid WBTW).

Bij KB kan zevenjarige bewaringstermijn verlengd worden teneinde de controle van de ter uitvoering van art. 49, 2° en 3° WBTW verrichte herzieningen van de aftrek te verzekeren. Ook kan via KB de bewaringstermijn beperkt worden van stukken, andere dan facturen en boeken (art. 60, § 4, vierde lid WBTW).

Wanneer de aftrek van de btw onderworpen is aan herziening gedurende een tijdvak van 15 jaar (onroerende bedrijfsmiddelen, met name een gebouw en/of het bijhorend terrein), is de belastingplichtige die de aftrek heeft verricht, gehouden de boeken, de stukken, de facturen, de contracten, de rekeninguittreksels en de andere stukken met betrekking tot de handelingen die strekken of bijdragen tot de oprichting van het betreffende gebouw of tot de verkrijging met betaling van de btw van het gebouw en/of bijhorend terrein of van een zakelijk recht op dat gebouw, gedurende vijftien jaar te bewaren. Deze bewaringstermijn begint te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, hun datum wat stukken betreft of het laatste jaar waarin een geïnformatiseerd systeem als bedoeld in art. 60, § 4, derde lid WBTW, wordt gebruikt (art. 11, § 4 KB nr. 3).

In de gevallen waarin het bewaren van stukken andere dan facturen en boeken, aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden, kan door de minister van Financiën of zijn gemachtigde, een kortere bewaringstermijn worden toegestaan (art. 8 KB nr. 1).

Aangezien de leesbaarheid van de op tachograafschijven geregistreerde gegevens, wegens de kenmerken van het voor deze schijven gebruikte papier, beperkt is in de tijd, staat de Administratie toe dat de bewaringstermijn voor tachograafschijven wordt beperkt tot drie jaar te rekenen vanaf hun datum.

Merk op dat inzake de inkomstenbelastingen de bewaringstermijn voor tachograafschijven niet teruggebracht wordt tot drie jaar (B eslissing dd. 26.05.1997) (Ref.) .

	Wat betreft de facturen ontvangen door particulieren, neemt de Btw-administratie volgend standpunt in (geldig tot 31 december 2012):
	Het komt voor dat, om verschillende redenen (uitdrukkelijk verzoek van de klant, interne organisatie, of andere), een belastingplichtige een factuur uitreikt aan een klant – natuurlijke persoon – die de goederen of de diensten bestemt voor privégebruik, hoewel in dat geval een ontheffing van factureringsplicht kan gelden.
	In dat geval dient de klant, in principe, de factuur te bewaren gedurende de bepaalde termijn van zeven jaar. De Btw-administratie aanvaardt evenwel, bij wijze van afwijking, dat deze termijn verminderd wordt tot vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van het stuk.
	Deze vermindering van de bewaringstermijn geldt uiteraard niet in hoofde van de belastingplichtige-leverancier van goederen of dienstverrichter wat betreft het dubbel van de uitgereikte factuur (B eslissing dd. 16.12.1997).
	Omtrent deze administratieve beslissing in de Senaat mondeling ondervraagd, deelt de minister van Financiën de analyse dat dergelijke verplichting verregaand is en stelt dat geen enkele particulier zijn facturen zo lang bewaart. De minister van Financiën heeft opdracht gegeven aan de Btw-administratie de mogelijkheid van een bijkomende verkorting van de termijn te onderzoeken of van een uitzondering op de verplichting tot het bewaren van facturen voor particulieren, behalve in welomlijnde gevallen, met name met het oog op een betere bescherming van de consument (Ref.) .
	De bewaringsplicht in hoofde van particulieren geldt onder meer voor facturen die overeenkomstig de btw-reglementering aan particulieren moeten worden uitgereikt (art. 53, § 2, eerste lid, 2° en 4° WBTW en art. 1 KB nr. 1). De facturen die door btw-plichtigen vrijwillig aan particulieren worden uitgereikt, moeten daarentegen voor de toepassing van de btw niet door laatstgenoemden worden bewaard.
	De vermindering van de bewaringstermijn geldt niet ten aanzien van facturen met betrekking tot een pas opgericht gebouw. Voor deze facturen geldt immers een bijzondere termijn. Op grond van art. 64, § 4 WBTW moet de eigenaar van zo’n gebouw de plannen en bestekken, alsmede de facturen betreffende de bouw ervan bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van betekening van het kadastraal inkomen en ze voorleggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de btw.
	De bewaringsplicht geldt bovendien ten aanzien van de rekening of het ontvangstbewijs dat overeenkomstig art. 22, § 1 KB nr. 1 moet worden uitgereikt. De Administratie staat evenwel toe, dat de klanten die uitsluitend voor privédoeleinden handelen, alleen in het bezit moeten zijn van de rekening of het ontvangstbewijs op het ogenblik dat zij de inrichting verlaten en niet gehouden zijn tot enige andere bewaringsplicht van dit document (PV 365 dd. 16.03.2009).

In het kader van de bijzondere regelingen voor telecommunicatiediensten, radio- en televisieomroepdiensten of elektronische diensten verricht voor niet-btw-plichtigen, moet de boekhouding voldoende gegevens bevatten om de belastingautoriteiten van de EU-lidstaat van verbruik in staat te stellen de juistheid van de aangifte te bepalen (MOSS). Deze gegevens moeten worden bewaard gedurende tien jaar na afloop van het jaar waarin de dienst is verricht (art. 58ter, § 6 en art. 58quater, § 6 WBTW).

Waarborgen van de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid

De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn (art. 60, § 5, eerste lid WBTW).

Onder “authenticiteit van de herkomst” wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur (art. 60, § 5, tweede lid WBTW).

Onder “integriteit van de inhoud” wordt verstaan het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijzigingen heeft ondergaan (art. 60, § 5, derde lid WBTW).

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren (art. 60, § 5, vierde lid WBTW).

Zowel de leverancier als de klant zijn verplicht de authenticiteit van de herkomst van een factuur te waarborgen.

De leverancier moet kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur, namelijk dat hijzelf de factuur heeft uitgereikt of dat de factuur werd uitgereikt door een derde of door de klant (self-billing) handelend in de naam en voor de rekening van de leverancier, niettegenstaande het feit dat de factuur in ieder geval moet geboekt worden in zijn eigen boekhouding. In het geval van self-billing of indien een derde belast werd met de uitreiking van de factuur, kan de authenticiteit van de herkomst worden aangetoond door passende bewijsstukken. Dezelfde verplichting geldt, mutatis mutandis, voor de klant.

Het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst van de factuur mag overigens niet worden verward met de verplichting die vermeld wordt in overweging nr. 10 van Richtlijn 2010/45/EU waarin wordt verduidelijkt dat “De factuur dient een weerspiegeling te zijn van de feitelijke prestatie.”. Deze laatste verplichting impliceert dat de identiteit van de leverancier, die uiteraard op de factuur moet worden vermeld, moet kunnen worden vastgesteld.

De integriteit van de inhoud van de factuur, m.a.w. de onveranderlijkheid ervan, heeft betrekking op de verplichting die rust op zowel de leverancier van het goed of de dienst als op de klant, zelfs indien deze integriteit naargelang het geval op een verschillende wijze kan worden gewaarborgd.

De leesbaarheid van de factuur betekent gewoon dat de factuur voor iedereen leesbaar moet zijn, op papier of op een scherm, in een stijl waarin alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is (bv. XML berichten of andere gestructureerde berichten, in hun origineel formaat, zullen kunnen worden beschouwd als menselijk leesbaar na een transparant conversieproces).

Elke belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij de genoemde voorwaarden zal naleven. Dit kan worden bereikt door elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor aantoont tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst.

Facturen moeten beantwoorden aan werkelijk verrichte leveringen van goederen of diensten en hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid moeten vanaf dan gewaarborgd worden, door zowel de leverancier of de dienstverrichter als door zijn medecontractant.

De bedrijfscontroles die reeds bestaan in een onderneming of die door de btw-plichtige moeten worden opgezet en die een betrouwbaar controlespoor aantonen tussen facturen en leveringen van goederen of diensten, kunnen dus er toe bijdragen te waarborgen dat de facturen beantwoorden aan de voorwaarden van authenticiteit en integriteit. Die bedrijfscontroles kunnen bv. bestaan in het in overeenstemming brengen van bewijsstukken van de onderneming, waardoor wordt aangetoond dat de facturering deel uitmaakt van een geïntegreerd bedrijfs- en boekhoudproces en niet als een alleenstaand proces. De bedrijfscontroles moeten passen bij de omvang, activiteit en het type van btw-plichtige en dienen rekening te houden met het aantal en de waarde van de transacties, alsook met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers. Waar nodig moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen. Het is dus helemaal niet vereist dat een kleine kmo een systeem van bedrijfscontrole op poten zet zoals dat bij de grootste multinationals gebruikelijk is.

Een voorbeeld van een bedrijfscontrole is de vergelijking van de bewijsstukken. Voor de leverancier kan de factuur bv. vergeleken worden met de bestelbon, vervoersdocumenten en de ontvangst van de betaling. Voor de afnemer kan de factuur dan weer vergeleken worden met de goedgekeurde kooporder, de leveringsnota, het betalingsbewijs, . . Dit zijn echter slechts voorbeelden van typische documenten die beschikbaar zijn. Belangrijk om te onthouden is dat facturen, op papier of in elektronisch formaat, doorgaans slechts één document zijn in een hele reeks documenten in verband met een transactie die aan de hand van die documenten wordt gestaafd (Circulaire dd. 23.01.2013, randnr. 18; zie ook Circulaire dd. 04.04.2014).

Een betrouwbaar controlespoor in bovenvermelde zin moet een verband kunnen aantonen tussen de handeling en de facturering, zodat kan worden gewaarborgd dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden. Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, activiteit en het type van de btw-plichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, de waarde van die transacties, evenals met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers. Waar nodig, moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen, bv. voorschriften voor financiële verslaglegging en controle (zie ook Circulaire dd. 04.04.2014).

De bedrijfscontrole is echter maar een voorbeeld van een mogelijke methode. Naast deze bedrijfscontroles, en meer in het bijzonder bij elektronische facturen, zijn methodes zoals de geavanceerde elektronische handtekening of de elektronische uitwisseling van gegevens (EDI), naast ook nog andere systemen die het naleven van deze drie voorwaarden waarborgen, voorbeelden van mogelijke technologieën.

Aangezien de bedrijfspraktijken overigens kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de btw-plichtige tracht deze voorwaarden na te leven eveneens wijzigen.

Betreffende de waarborgen van authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud, en leesbaarheid, en de bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor aantonen heeft de Administratie verdere toelichting verstrekt in de Circulaire dd. 04.04.2014.

Om te voldoen aan de vereisten opgelegd in art. 60, § 5, eerste lid WBTW moet dus onder meer elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden gewijzigd, maar dit mag alleen als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. Indien btw-plichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van art. 60, § 5, eerste lid WBTW. De btw-plichtige bepaalt zelf hoe hij aan deze verplichting voldoet.

Formaat

Algemene principes

Facturen moeten ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier worden bewaard (art. 60, § 6, eerste lid WBTW). Door deze bepaling kunnen papieren facturen in elektronisch formaat bewaard worden en elektronische facturen in papieren formaat.

Onder de bewaring van een factuur in een elektronisch formaat wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie (art. 60, § 6, tweede lid WBTW).

De bewaring moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen waarborgen (art. 60, § 6, derde lid WBTW).

Bewaring van facturen die in papieren vorm werden uitgereikt

	De Administratie publiceerde de Circulaire dd. 13.05.2008 m.b.t. de basisprincipes inzake bewaring en voorlegging van facturen die in papieren vorm worden uitgereikt aan de medecontractant.
	Inzake directe belastingen wordt het bepaalde inzake btw aanvaard (Circulaire dd. 19.02.2010).
	De Administratie zal geen bezwaar hebben tegen het feit dat de voor de digitalisering van de fac- turen gebruikte techniek eveneens wordt aangewend voor de digitalisering van andere commer- ciële documenten die oorspronkelijk op papier werden ontvangen, in zover de voorschriften inzake authenticiteit en integriteit worden gerespecteerd (PV 411 dd. 06.06.2011)

Digitale bewaring van kassatickets

In een beslissing van 27 juni 2002 legde de Administratie een en ander vast met betrekking tot het digitaal bewaren van kastickets. In twee beslissingen van 2 juni 2003 werd deze administratieve regeling geactualiseerd en verder op punt gesteld.

De belastingplichtigen die voor de handelingen waarvoor zij geen factuur moeten uitreiken, gebruikmaken van een kasregister, hebben de mogelijkheid om de gegevens hiervan uitsluitend op digitale wijze te bewaren. Aan volgende voorwaarden moet voldaan worden:

onmiddellijke uitreiking aan de klant van een kassaticket waarop volgende gegevens voorkomen: datum van uitreiking, volgnummer, identificatie kassa/inrichting, referentienummer artikel, aantal stuks en totaalbedrag inclusief btw per artikel, kortingen, algemeen totaalbedrag inclusief btw, de zegel van het record (d.w.z. om de onveranderlijkheid van de inhoud te garanderen wordt een verzegelingsalgoritme toegepast zodat elk kasticket een zogenaamd zegel meekrijgt);

digitale bewaring van de op de kastickets vermelde gegevens;

hantering van een verzegelingsalgoritme;

op het einde van elke dagelijkse openingsperiode wordt per toegekende reeks volgnummers een financieel rapport gegenereerd (het zogenaamd Z-totaal) dat volgende gegevens moet bevatten: identificatie van de kassa(‘s) en de inrichting, tijdstip van generering van het rapport, volgnummer, periode, som van de totaalbedragen, totaalbedrag kortingen, totaalbedrag netto-omzet, desgevallend een uitsplitsing van het totaalbedrag per btw-tarief, het zegel van het record van de laatste verrichting waarop het rapport betrekking heeft;

digitale bewaring van de financiële rapporten.

Wat betreft de digitale bewaring zelf, stelt de Administratie geen bijzondere vereisten inzake de technische kenmerken van de bewaring of de te gebruiken informaticadragers.

De toepassing van de digitale bewaring laat toe dat de belastingplichtige geen papieren controleband meer hoeft aan te maken met de detailgegevens van elke verrichting, noch een dagboek van ontvangsten (per bedrijfszetel) moet bijhouden. Wel moet voor het geheel van de handelingen waarvoor geen factuur wordt uitgereikt, een register bijgehouden worden waar, per btw-tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaalbedrag van de ontvangsten van die periode opgenomen wordt.

Het toepassen van deze regeling vereist een eenvoudige kennisgeving aan de Administratie met vermelding van de datum vanaf wanneer voor het eerst de regeling zal toegepast worden.

Opgemerkt wordt dat indien ervoor gekozen worden deze regeling niet toe te passen, het niet mogelijk is om overeenkomstig de voorwaarden van de beslissing van 27 maart 1997 de gegevens van de kassatickets te bewaren op optische schijven van het type WORM. De voorwaarden om deze beslissing te mogen toepassen, voorzien immers niet in bijvoorbeeld een verzegelingsalgoritme. Bewaring op optische schijven van het type WORM volgens de voorwaarden van de beslissing van 2 juni 2003 is natuurlijk wel mogelijk (B eslissing dd. 27.03.1997).

Overigens staat de Administratie een bewaringstermijn van 5 jaar toe, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de verrichting, m.b.t. de detailgegegevens van de verrichtingen waarvoor geen factuur moest worden uitgereikt, zowel in geval van bewaring op papier als voor de digitale bewaring.

Voor de hotel- en restauranthouders en de carwashbedrijven die gehouden zijn ontvangstbewijzen uit te reiken, voorziet de Administratie in een aparte regeling. Deze btw-bonnetjes kunnen worden uitgereikt, ofwel op een vooraf gedrukt en genummerd formulier, ofwel een bon van een kasregister mits deze bon bepaalde gegevens bevat. Aan de regeling van uitreiken van btw-bonnetjes verandert niets. Wel biedt de Administratie de mogelijkheid om in geval van vervanging van het voorgedrukt formulier door een bon van een kassaregister, het dubbel van dit laatste uitsluitend digitaal te bewaren (overeenkomstig KB 1/Art.22).

De voorwaarden waaraan voldaan moet worden, lopen enigszins gelijk met de regeling die voorzien is voor de andere belastingplichtigen:

onmiddellijke uitreiking van een kasticket (met als verschil dat de identificatie van de onderneming moet voorkomen (naam, adres, btw-identificatienummer), alsook het aantal verbruikte maaltijden en de vermelding “Vergunning nr. …../103.592 van …………. (datum van de vergunning)”;

digitale bewaring van de op de kastickets vermelde gegevens;

hantering van een verzegelingsalgoritme;

op het einde van elke dagelijkse openingsperiode wordt per toegekende reeks volgnummers een financieel rapport gegenereerd (het zogenaamd Z-totaal);

digitale bewaring van de financiële rapporten.

Ook hier geldt dat geen controleband noch dagboek van ontvangsten moet worden gehouden. Wel moet voor het geheel van de handelingen waarvoor geen factuur wordt uitgereikt, een register bijgehouden worden waar, per btw-tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaalbedrag van de ontvangsten van die periode opgenomen wordt. De Administratie eist niet dat de nummers van de in de loop van de dat aan de klanten uitgereikte kastickets dagelijks worden aangetekend (In afwijking van KB 1/Art. 22).

De belastingplichtige die deze regeling wil toepassen, moet hiervoor voorafgaandelijk een vergunning aanvragen aan het hoofd van het voor hem bevoegd btw-controlekantoor. Dit geldt ook voor diegenen die reeds over een vergunning beschikken om het voorgedrukt formulier te vervangen door bons van een kasregister.

In dit geval geldt de administratieve tolerantie van een vijfjarige bewaringstermijn niet. De wettelijke bewaringstermijn van 7 jaar dient te worden gerespecteerd.

In geen enkel geval (voorgedrukt formulier, kasbon, of kasbon met digitale bewaring) kunnen de hier bedoelde belastingplichtigen de bewaring toepassen op optische schijven van het type WORM overeenkomstig voorwaarden van de beslissing van 27 maart 1997 (zie hoger).

Dagboek van ontvangsten dat op digitale wijze wordt gehouden

De vereiste maatregelen moeten worden getroffen opdat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de op digitale wijze gehouden boeken, alsmede hun leesbaarheid kunnen worden gegarandeerd tijdens de volledige bewaringstermijn. Krachtens art. 14, § 2 KB nr. 1, dient het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen, alsook de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben, zich op die bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Dit principe is natuurlijk eveneens van toepassing wanneer het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden. In dit geval is de btw-plichtige ertoe gehouden te verzekeren dat de controleambtenaren op de bedrijfszetel toegang hebben tot de gegevens van het dagboek van ontvangsten tijdens de bedoelde bewaringstermijn.

Indien het dagboek van ontvangsten niet wordt gehouden op de bedrijfszetel, is de btw-plichtige ertoe gehouden vanuit die bedrijfszetel een volledige online toegang te waarborgen tot de gegevens van het dagboek van ontvangsten gedurende de periode waarop het dagboek betrekking heeft én de drie maanden volgend op de sluiting van dit dagboek. De digitale informatiedrager kan ofwel in België ofwel in een andere lidstaat van de Europese Unie worden bewaard op voorwaarde dat de btw-plichtige – en, bijgevolg ook de controleambtenaren – over een volledige online toegang tot de gegevens van die informatiedrager beschikken, op de bedrijfszetel gedurende de periode waarop het dagboek betrekking heeft én de drie maanden volgend op de sluiting van het dagboek alsmede, na afloop van deze termijn, op het fiscaal domicilie van de btw-plichtige gedurende de wettelijke bewaringstermijn.

Bewaring van douane-aangiften in het kader van PLDA

De douane-expediteurs kunnen sinds 4 februari 2008 geen gebruik meer maken van het SADBEL-systeem en dienden definitief over te schakelen naar PLDA. Het idee van PLDA bestaat erin dat de door de aangever elektronisch ingediende douaneaangifte elektronisch wordt aanvaard door het Enig Kantoor. Het is dan ook de vraag op welke wijze deze elektronische aangifte door de onderneming moet worden bewaard en voorgelegd voor controledoeleinden. Voor de bewaring van de invoer- en uitvoeraangiften staat het de ondernemingen vrij te kiezen tussen de volgende twee bewaringsmethoden:

in digitale vorm, d.w.z. dat de elektronische aangifte, na aanvaarding, in haar oorspronkelijke vorm moet worden bewaard met inbegrip van de elektronische handtekening van PLDA en het certificaat waarop deze handtekening berust. In dit geval dient de opdrachtgever (geadresseerde of uitvoerder) erop toe te zien dat de douane-expediteur hem de door PLDA aanvaarde aangifte toezendt in digitale vorm. Deze bestanden mogen op een informaticadrager naar keuze worden bewaard en moeten op de datum van controle digitaal kunnen worden voorgelegd;

op papier. In dit geval wordt een afdruk gemaakt van de aanvaarde elektronische aangifte en dient de elektronische versie ervan niet langer te worden bewaard. Op het tijdstip van een controle moet dan ook deze papieren afdruk worden voorgelegd. Deze bewaringsmethode kan ten uitzonderlijke titel worden toegestaan omdat de FOD Financiën de door het PLDA-systeem gevalideerde gegevens zelf ook stockeert waardoor in geval van twijfel omtrent de authenticiteit van de herkomst of de integriteit van de inhoud van de voorgelegde gegevens op papier de controlerende ambtenaar een bijkomende verificatie kan verrichten aan de hand van de door de FOD Financiën gearchiveerde gegevens. Het is evenwel niet toegestaan de afdrukken op papier later opnieuw in te scannen met het oog op de uitsluitend digitale bewaring.

In de eerder uitzonderlijke gevallen waarin, tot zolang de douanereglementering dit toestaat, nog een papieren aangifte zou worden ingediend, worden de gegevens ervan door de ambtenaar van het hulpkantoor der douane en accijnzen weliswaar ingevoerd in PLDA maar ontvangt de aangever als bewijs van aanvaarding een papieren afdruk van de ingevoerde gegevens volgens de lay-out van het enig document met daarop een door de PLDA gegenereerde code. In dit geval dient uiteraard deze afdruk als bewijs van de aanvaarde aangifte (Informaties en mededelingen, AOIF-Btw dd. 21.01.2008).