Om je boekhouding vlot te verwerken, is het essentieel dat je regelmatig alle relevante documenten aan ons kantoor bezorgt.

Sinds 2019 kozen wij (net voor covid 19, in 2020 was er een hele digitale inhaalbeweging) voor de meest moderne manier van werken via www.yuki.be

Bezorg uw documenten op een 5-tal manieren als volgt :

Let wel !  Voor elk van de 5 manieren kunnen de documenten in PDF, Word, JPG of PNG opgeleverd worden. Indien je met PDF  (voorkeur) werkt, dien je dit wel 1 voor 1 te doen. Elke gescande actie wordt als 1 document beschouwd. Meerdere documenten worden dus samengevoegd.

Aanleveren van documenten kan via:

 

  1. Scannen (is mogelijk maar werkt niet altijd met elke scanner), dus niet de beste keuze

De Scan-knop

Indien gewenst, kan je gebruik maken van de scanwizard. Die zorgt ervoor dat de bestanden direct naar het domein worden gestuurd, zonder tussenstap. De documenten die je dus scant komen automatisch in het domein. Helaas kunnen niet alle scanners via de scan-wizard aangestuurd worden. Wordt de scanner niet ondersteund, dan zal je de documenten eerst moeten scannen naar jouw computer om ze vervolgens naar het domein op te laden (optie 2). Opgelet: op een Apple kan je geen gebruik maken van de scanwizard.

 

Scanner instellen

Je dient de scanner zelf in te stellen. Gebruik daarvoor de software die bij de scanner werd meegeleverd. Geef de volgende instellingen in:

Je kan de documenten ook in PDF formaat aanleveren. Dan moet je er wel zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat moet je in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF bestanden samenvoegen. Bij een JPEG of PNG formaat kan dit wel.

 

Scannen voorbereiden

 

2.Uploaden 

Documenten uploaden is het versturen van bestanden van de computer naar het domein op het internet. Dit kan je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van jouw banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar Yuki.

Wil je documenten uploaden. Surf dan naar je postbus binnen de online Yuki-omgeving. Via de bijhorende tegel op het startscherm, kom je hier trouwens automatisch terecht.

 

Klik op de knop “upload” of “uploaden” en selecteer de documenten die je wil overmaken.

 

3.Dropbox (handig)

 

Het is mogelijk om Yuki te koppelen aan een Dropbox account. Hierbij deel je een specifieke map binnen je Dropbox omgeving met Yuki via een unieke code. Je slaat hier de documenten op die in de administratie verwerkt moeten worden. Dropbox fungeert hier als het ware als een doorgeefluik. Elke 5 minuten worden alle documenten automatisch opgehaald en in het desbetreffende domein op het Yuki platform geplaatst. De Dropbox is dus standaard leeg.

In de Yuki postbus vind je de link ‘Yuki Dropbox’, hier staat uitgebreid beschreven hoe je de documenten moet aanleveren en je Dropbox mappen kan delen.

Vanaf de iPad en iPhone is het nu ook heel gemakkelijk om bestanden naar Yuki over te zetten, dankzij de Dropbox App.

 

Tip:

Met een Gmail add-in kan je ook direct attachments in Dropbox stoppen. Hierdoor hoef je niet de gehele e-mail door te sturen (forwarden) naar Yuki maar kan je het specifieke document rechtstreeks opslaan in de met Yuki gedeelde folder in Dropbox, waarna Yuki dit automatisch verwerkt. Om dit te kunnen uitvoeren moet je de Dropbox integratie inschakelen, via www.dropbox.com/gmail_integration

Bij het scannen vraagt de scanner telkens in welke map de gescande documenten moeten worden opgeslagen. Wanneer je hier kiest voor de gedeelde Dropbox-map, doet Yuki de rest. Let op: niet alle scanners zijn compatibel met Dropbox. Hiervoor moet je een scanner hebben die naar de cloud kan scannen

 

4.Google Drive (handig)

Hier geldt hetzelfde principe als voor Dropbox. Het aanleveren van documenten doe je door bestanden naar je met Yuki gedeelde Google Drive map op te laden. De naam van je domein is voor jou gereserveerd. Door op de google Drive-button te klikken, opent een pagina met de nodige info voor installatie.

In tegenstelling tot het gebruik bij Dropbox, worden de door Yuki opgehaalde documenten niet verwijderd. Indien er in de op te halen map documenten staan en deze door Yuki worden opgepikt, gaat Yuki bij de eerste keer een nieuw map ‘Verwerkte documenten’ aanmaken. Alle opgehaalde documenten kan je steeds daarin terugvinden.

 

5.Mailen (veel gebruikt)

Je kan ook documenten mailen (of laten mailen). Heel handig voor leveranciers die via mail hun facturen sturen. Ieder domein heeft een eigen e-mailadres: @yukiworks.be. (je kreeg dit van ons bij de start van je dossier) Leveranciers die hun facturen elektronisch sturen, kunnen ze rechtstreeks naar dit e-mailadres sturen. Je kan ze natuurlijk ook zelf doorsturen naar dit adres. Deze documenten komen rechtstreeks in de workflow van jouw dossierbeheerder terecht.

 

Voila zo zie je dat boekhouden niet meer saai en stoffig is, alles digitaal bezorgen en uw boekhouding volgen wij regelmatig op, geen zorgen meer. Zo sta jij ook met beide voeten in de digitale wereld.